Bút lục là một trang tài liệu trong hồ sơ vụ án được đánh số gần giống như mục lục trong sách.
Thông tư 01/2016/TT-BTP quy định “Các bút lục được đánh số theo phương pháp tịnh tiến về số và thứ tự từng tờ tài liệu có trong hồ sơ. Bút lục được đánh số một lần. Số bút lục được đánh vào góc phải, phía trên, mặt trước của từng tờ tài liệu. Mỗi tờ tài liệu được đánh một số bút lục (riêng quyết định thi hành án, bản án, quyết định chỉ đánh một bút lục; trường hợp có nhiều bản án, quyết định thì mỗi bản án, quyết định đánh một số bút lục). Việc đánh số bút lục được thực hiện ngay sau khi thiết lập hoặc tiếp nhận tài liệu, theo trình tự thời gian tiếp nhận. Trường hợp tại một thời điểm tiếp nhận nhiều tài liệu thì đánh số bút lục theo thứ tự thời gian ban hành tài liệu”.
Dấu bút lục thống kê tài liệu được đóng tại góc trên, bên phải tài liệu trong hồ sơ vụ án, được đánh số thứ tự từ 01 đến hết tài liệu trong hồ sơ vụ án theo trình tự tố tụng vụ án từ điều tra, truy tố, xét xử. Tài liệu trong hồ sơ vụ án hình sự cần được xắp xếp theo trình tự và đánh số bút lục thống kê tài liệu được thực hiện như thông lệ vẫn áp dụng đối với các hồ sơ vụ án hình sự từ trước tới nay.
Hồ sơ vụ án hình sự được đóng dấu bút lục tại góc bên phải, phía trên của mỗi trang tài liệu trong hồ sơ vụ án. Mỗi hồ sơ vụ án hình sự có 3 loại dấu bút lục:
– Dấu bút lục của Cơ quan điều tra: Cơ quan điều tra đóng dấu bút lục của Cơ quan điều tra và ghi số thứ tự bút lục trên những tài liệu tố tụng do Cơ quan điều tra ban hành và tài liệu vụ án do cơ quan điều tra tiếp nhận, thu thập trong giai đoạn điều tra cho đến khi có kết thúc điều tra vụ án, chuyển hồ sơ sang Viện kiểm sát.
– Dấu bút lục của Viện kiểm sát: Viện kiểm sát đóng dấu bút lục của Viện kiểm sát và ghi số bút lục tiếp theo số thứ tự của Cơ quan điều tra đối với những tài liệu tố tụng do Viện kiểm sát ban hành và tài liệu vụ án do Viện kiểm sát thu thập, tiếp nhận trong quá trình truy tố cho đến khi kết thúc giai đoạn truy tố chuyển hồ sơ vụ án sang Tòa án để xét xử.
– Dấu bút lục của Tòa án: Tòa án đóng dấu bút lục của Tòa án và ghi số bút lục tiếp theo số thứ tự của Viện kiểm sát đối với những tài liệu tố tụng do Tòa án ban hành và tài liệu vụ án do Tòa án thu thập, tiếp nhận trong giai đoạn xét xử và sau khi xét xử.
Sau khi BLTTHS năm 2015 ban hành, VKSND tối cao đã có Công văn số 3395/VKSTC-VP ngày 01/9/2017 về việc quản lý, sử dụng dấu bút lục kiểm sát. Mẫu dấu bút lục kiểm sát hồ sơ vụ án hình sự đã được VKSND tối cao hướng dẫn thể hiện 03 nội dung: Đơn vị kiểm sát vụ án; ngày nhận chứng cứ, tài liệu và số bút lục.
Theo Công văn số 3395 thì ngay sau khi tiếp nhận chứng cứ, tài liệu có liên quan từ Cơ quan điều tra chuyển sang, Viện kiểm sát phải đóng dấu bút lục, đánh số bút lục và điền đầy đủ các thông tin để trống trong con dấu (thời gian tiếp nhận hồ sơ) và số thứ tự (số bút lục). Đánh số thứ tự (bút lục) đánh một lần, không được tẩy xóa, đánh chèn nhiều lần.
Tại Điều 34 Quy chế tạm thời công tác thực hành quyền công tố, kiểm sát việc khởi tố, điều tra và truy tố ban hành kèm theo QĐ số 03/VKSNDTC của VKSND tối cao ngày 29/12/2017 quy định Kiểm sát viên kiểm sát chặt chẽ việc lập hồ sơ vụ án và bảo đảm từng trang tài liệu trong hồ sơ vụ án phải được đóng dấu bút lục của Cơ quan có thẩm quyền Điều tra, Viện kiểm sát kèm theo bản thống kê tài liệu. Khi nhận được tài liệu liên quan đến vụ án do Cơ quan có thẩm quyền điều tra chuyển đến, Kiểm sát viên phải kiểm tra tính hợp pháp, giá trị chứng minh của tài liệu đó. Sau khi kết thúc Điều tra, những tài liệu do Viện kiểm sát thu thập ở giai đoạn truy tố phải được đưa vào hồ sơ vụ án và đánh số thứ tự bút lục tiếp theo số thứ tự bút lục trong hồ sơ do Cơ quan có thẩm quyền Điều tra chuyển sang; không được thay đổi thứ tự bút lục trong hồ sơ vụ án.
Trên cơ sở thực tế quản lý hồ sơ vụ án hình sự, để đảm bảo việc thực hiện đúng quy định khoản 5 Điều 88 BLTTHS năm 2015 và đảm bảo việc sắp xếp, lưu trữ tài liệu trong hồ sơ vụ án hình sự được khoa học, thuận tiện cho việc theo dõi, nghiên cứu tài liệu trong hồ sơ vụ án hình sự, chúng tôi xin đề xuất cách thức đóng dấu bút lục tài liệu trong hồ sơ vụ án hình sự như sau:
Đối với dấu bút lục kiểm sát hồ sơ vụ án hình sự:
Thực hiện việc đóng dấu bút lục kiểm sát hồ sơ vụ án hình sự của Viện kiểm sát vào tài liệu có liên quan do cơ quan điều tra thu thập trong quá trình giải quyết vụ án cần được thực hiện kể từ khi phát sinh hoạt động điều tra, tức là từ giai đoạn giải quyết tố giác, tin báo về tội phạm, kiến nghị khởi tố (đối với các vụ án hình sự được khởi tố từ nguồn tin báo tố giác tội phạm). Việc đóng dấu bút lục kiểm sát hồ sơ vụ án hình sự đối với tài liệu Cơ quan điều tra thu thập các nguồn chứng cứ để chứng minh có phạm tội hay không sẽ được sử dụng xuyên suốt trong quá trình giải quyết vụ án.
