Quy trình bóc tách (phân rã) nhiệm vụ trên nền tảng HanoiWork là một khâu then chốt và được đánh giá là khó nhất trong việc triển khai hệ thống KPI/OKR của Hà Nội. Quy trình này nhằm chuyển đổi từ cách quản lý hành chính truyền thống sang quản trị dựa trên kết quả thực chất.
Dưới đây là các bước và yêu cầu cụ thể trong quy trình này:
1. Các bước thực hiện chính
- Rà soát vị trí việc làm: Trước khi bóc tách trên hệ thống, các đơn vị phải rà soát lại bản mô tả vị trí việc làm của từng cán bộ để đảm bảo giao việc đúng người, đúng thẩm quyền.
- Chuyển đổi kế hoạch: Các kế hoạch công tác tháng, quý của đơn vị được phân rã thành các kế hoạch triển khai và các nhiệm vụ cụ thể trực tiếp trên hệ thống HanoiWork.
- Khởi tạo không gian làm việc: Các cơ quan chủ động bóc tách mục tiêu để khởi tạo các kế hoạch hoặc không gian lưu trữ cấp phòng và đưa các nhiệm vụ lên Bảng điều hành (Dashboard) để theo dõi thời gian thực.
2. Các yếu tố bắt buộc của một nhiệm vụ sau bóc tách
Mỗi nhiệm vụ sau khi được phân rã trên HanoiWork phải đảm bảo đầy đủ các thông tin để hệ thống có thể tự động theo dõi:
- Mã công việc: Để quản lý và định danh nhiệm vụ.
- Tên người chịu trách nhiệm: Xác định rõ cá nhân chủ trì thực hiện.
- Mốc thời gian hoàn thành: Thời hạn cụ thể để hệ thống cảnh báo nếu quá hạn.
- Sản phẩm minh chứng: Đây là yêu cầu bắt buộc để lượng hóa kết quả, thay vì chỉ báo cáo định tính.
3. Công nghệ hỗ trợ bóc tách
Hệ thống HanoiWork không chỉ là nơi nhập liệu mà còn tích hợp các công nghệ hiện đại để hỗ trợ cán bộ trong quy trình này:
- Ứng dụng AI (AI Agent): Trí tuệ nhân tạo được tích hợp để hỗ trợ cán bộ trong việc phân rã các nhiệm vụ phức tạp thành các đầu việc nhỏ hơn và hỗ trợ phân tích báo cáo trên Dashboard.
- Liên thông dữ liệu: Hệ thống tích hợp với quản lý văn bản, chữ ký số và nền tảng iHanoi để trích xuất dữ liệu tự động, giúp việc bóc tách và ghi nhận kết quả trở nên khách quan, tránh việc “tự nhập – tự chấm” hình thức.
4. Nguyên tắc vận hành
Quy trình bóc tách phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc “6 rõ”: Rõ việc, rõ người, rõ thẩm quyền, rõ quy trình, rõ thời gian, và rõ sản phẩm. Điều này đảm bảo mục tiêu chiến lược (OKR) từ cấp Thành phố được thông suốt đến từng chuyên viên thông qua các KPI cụ thể hằng ngày.
